Dovolte, abychom Vám co nejsrozumitelněji vysvětlili, jak zpracováváme osobní údaje, jak s nimi nakládáme, po jakou dobu je uchováváme, jaká máte práva a další informace, které by Vás mohli v tomto ohledu zajímat. Kdyby Vám cokoliv nebylo jasné, obraťte se na nás viz bod „2. Správce / zpracovatel Vašich osobních údajů (zhruba druhá polovina bodu) nebo bod 9. Jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva?“
Vaše osobní údaje zpracováváme a chráníme plně v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – dále také jen „Nařízení GDPR“) a českým zákonem o zpracování osobních údajů.
Při zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme následující základní zásady:
Správcem Vašich osobních údajů je společnost Elyn group s.r.o., se sídlem Edvarda Beneše 2686/36, 370 06 České Budějovice, IČ: 078 23 223, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 28455 (dále jen „Správce“ nebo „Společnost“). Správce nese odpovědnost za zpracování Vašich osobních údajů a vůči Správci se můžete dovolávat většiny svých práv uvedených v bodě 9. níže.
Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, ale určil osobu, která má tuto oblast na starost a která dohlíží nad řádným zpracováním Vašich osobních údajů.
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se zpracování Vašich osobních údajů nebo v případě uplatňování Vašich práv se můžete na Správce obrátit jedním z následujících způsobů:
zprávou doručenou do datové schránky Správce s identifikátorem datové schránky 6estqvw.
V určitých případech je Společnost pouze zpracovatelem Vašich osobních údajů. Jedná se o případy, kdy správcem osobních údajů (tzn. subjektem, který určil účel a prostředky zpracování Vašich osobních údajů) je společnost jiná (např. jiná finanční instituce, pojišťovna, dodavatel energií, zprostředkovatel přidaných služeb (FVE, tepelná čerpadla, kotle apod.), která Společnost pověřila zpracováním Vašich osobních údajů (případně pouze určitou operací zpracování). V takovém případě Společnost postupuje při zpracování Vašich osobních údajů podle pokynů správce osobních údajů a nenese za zpracování Vašich osobních údajů odpovědnost. Tuto odpovědnost vždy nese správce osobních údajů. Společnost i jako zpracovatel osobních údajů samozřejmě dodržuje Nařízení GDPR a výše uvedené zásady, nicméně odpovědi na níže položené otázky (nadpisy bodů 3. až 9.) by měl v tomto případě poskytnout daný správce osobních údajů, a i vůči tomuto správci osobních údajů je potřeba případně uplatňovat práva uvedená v bodě 9. níže.
Následující body se tedy vztahují na situace, kdy je Společnost správcem Vašich osobních údajů.
Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které nutně potřebujeme, abychom byli schopni dodržet naše právní povinnosti, řádně plnili naše smluvní závazky a chránili naše oprávněné zájmy. Z těchto důvodů zpracováváme osobní údaje následujících osob:
Ať patříte do kterékoliv ze skupin osob uvedených výše, vždy zpracováváme Vaše osobní údaje pouze v rozsahu, ve kterém je nutně potřebujeme pro daný účel zpracování. Ve většině případů se jedná pouze o Vaše adresní a identifikační údaje a kontaktní údaje. V případě zákazníků se jedná i o další údaje, jejichž získávání a shromažďování nám ukládají příslušné právní předpisy nebo které získáme v souvislosti s poskytováním služeb. Podobně je tomu i u osobních údajů zaměstnanců, obchodních zástupců, tipařů a členů našich orgánů. V případě osobních údajů uchazečů o zaměstnání zpracováváme osobní údaje uvedené v životopise a motivačním dopise. Ve výjimečných případech zpracováváme i Vaše fotografie nebo zvláštní kategorie Vašich osobních údajů.
Účely zpracování Vašich osobních údajů určujeme zejména vzhledem k charakteru smluvního nebo jiného vztahu s Vámi nebo vzhledem k poskytovaným službám.
Účelem zpracování osobních údajů zákazníků je tak zejména:
V případě dodavatelů a pracovníků spolupracujících finančních institucí je účelem zpracování Osobních údajů zejména zpracování komunikace a fakturace.
Osobní údaje zaměstnanců zpracováváme za účelem:
Osobní údaje našich obchodních zástupců a tipařů zpracováváme za účelem:
Osobní údaje členů našich orgánů zpracováváme za účelem plnění našich povinností jako korporace a zápisu do obchodního rejstříku, za účelem zapojení externího subjektu do našich kontrolních činností, za účelem plnění našich povinností vůči spolupracující finanční instituci.
Vaše Osobní údaje můžeme zpracovávat také za účelem:
Vaše osobní údaje zpracováváme vždy na základě alespoň jednoho právního důvodu (titulu). Pokud by tomu tak nebylo, nepostupovali bychom v souladu se zásadou zákonnosti jako jedné z nejdůležitějších zásad Nařízení GDPR.
Zpracování Vašich osobních údajů probíhá na základě následujících právních titulů:
Vaše osobní údaje máme uloženy pouze po dobu nezbytně nutnou vzhledem k účelu zpracování. V případě, že nám zpracování Vašich osobních údajů ukládá právní předpis, stanoví i dobu, po kterou tak máme konat. Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje, abychom byli schopni plnit smlouvu uzavřenou s Vámi, je nutné Vaše osobní údaje zpracovávat po celou dobu platnosti dané smlouvy. Osobní údaje zpracovávané na základě Vámi uděleného souhlasu máme uloženy po dobu, na kterou nám byl souhlas udělen, a samozřejmě jen do okamžiku odvolání souhlasu. V případě, že je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro účely našeho oprávněného zájmu, zpracováváme je pouze po dobu, kdy tento náš oprávněný zájem trvá (např. u zpracování kamerových záznamů se jedná o 7 dní od pořízení záznamu).
Vaše osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás nebo v souvislosti se vzájemným smluvním vztahem. Máte tak pod kontrolou, jaké osobní údaje nám poskytnete a jaké ne. Některé Vaše osobní údaje ale potřebuje, abychom byli schopni dodržet příslušný právní předpis nebo abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu. Vždy Vás upozorníme, jaké osobní údaje máte povinnost nám poskytnout a jaké by neposkytnutí těchto údajů mohlo mít důsledky.
Některé Vaše osobní údaje můžeme získat i z veřejných zdrojů, např. z některého z veřejných rejstříků. V určitých případech získáváme Vaše osobní údaje i od jiných správců, o tom jsme ale povinni Vás informovat.
Vaše osobní údaje mají k dispozici naši zaměstnanci, kteří je potřebují ke své práci. K předání Vašich osobních údajů mimo naši společnost dochází zejména v následujících případech:
Nikdy nepředáváme Vaše osobní údaje do třetí země (tzn. mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor) ani mezinárodním organizacím.
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte řadu práv, která jsou níže podrobně vysvětlena. Na úvod je ale potřeba uvést pár obecných informací vztahující se k uplatňování Vašich práv.
Máme povinnost usnadňovat Vám výkon Vašich práv, proto je možné nás kontaktovat v této souvislosti různými způsoby (osobně, dopisem, emailem, telefonicky, prostřednictvím datové schránky). Kontaktní údaje pro všechny tyto způsoby naleznete výše v bodě 2. Vzhledem k tomu, že je naší povinností ověřit Vaši totožnost při prověřování Vaší žádosti, jsou některé způsoby uplatňování Vašich práv vhodnější než jiné. Ideální způsoby uplatňování Vašich práv, které ušetří čas Vám i nám, jsou následující:
Abychom byli schopni rychle a řádně Vaši žádost vyřídit, je potřeba, aby z žádosti jasně vyplývalo následující:
Naší povinností je vyřídit Vaše žádosti bezplatně, nicméně pokud by Vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože by se opakovaly, máme právo po Vás požadovat zaplacení přiměřeného poplatku zohledňujícího administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, anebo máme právo odmítnout Vaší žádosti vyhovět.
Na Vaši žádost odpovíme vždy nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení.
A nyní již k jednotlivým právům.
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo po nás chtít potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a přehled těchto údajů od nás získat. Dále máte právo v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů získat od nás následující informace:
V případě, že to nebude z Vaší žádosti jasně vyplývat, můžeme Vás požádat o upřesnění, jakých přesně Vašich osobních údajů se Vaše žádost týká.
Pokud si budete přát také kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme, máte na to právo a první takové poskytnutí je bezplatné. Za další kopie můžeme požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. Uplatňováním tohoto práva nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Právo na opravu osobních údajů
Máte právo po nás chtít opravit Vaše osobní údaje, které zpracováváme a které jsou nesprávné nebo nepřesné. Stačí nám dát vědět, jaké údaje a jak máme opravit. Učiníme tak bez zbytečného odkladu.
Také máte právo po nás požadovat, abychom Vaše osobní údaje, které zpracováváme a které jsou neúplné, doplnili dle Vašeho pokynu. Toto Vaše přání splníme, pokud doplňované osobní údaje skutečně potřebujeme pro účely daného zpracování.
V případě, že nás v rámci uplatňování tohoto práva o to požádáte, budeme Vás informovat i o příjemcích Vašich osobních údajů, jimiž byly Vaše osobní údaje v minulosti zpřístupněny a kterým jsme oznámili Vámi požadované opravy nebo doplnění Vašich osobních údajů.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
Právo požadovat po nás vymazání Vašich osobních údajů máte v následujících případech:
Při uplatňování tohoto práva je nutné, abyste ve Vaší žádosti uvedli, na základě, jakého z výše uvedených případů požadujete vymazání Vašich osobních údajů a také jaké přesně Vaše osobní údaje požadujete vymazat. Vaše žádost by také měla být náležitě odůvodněna, jinak ji nelze vyhovět.
V případě, že Vaši žádost shledáme důvodnou a zpracování Vašich osobních údajů nebude nezbytné:
tak bez zbytečného odkladu Vámi požadované osobní údaje vymažeme.
V případě, že jsme Vaše osobní údaje zveřejnili a následně je v rámci Vámi uplatňovaného práva na výmaz vymazali, jsme také povinni s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení, včetně technických opatření, zajistit informování správců, kteří tyto Vaše osobní údaje zpracovávají, že i po nich požadujete, aby vymazali veškeré odkazy na tyto Vaše osobní údaje, jejich kopie či replikace.
V případě, že nás v rámci uplatňování tohoto práva o to požádáte, budeme Vás informovat i o příjemcích Vašich osobních údajů, jimiž byly Vaše osobní údaje v minulosti zpřístupněny a kterým jsme oznámili Vámi požadované výmazy Vašich osobních údajů.
Právo na omezení zpracování
Omezením zpracování osobních údajů se rozumí jejich označení a ukončení veškerého jejich zpracování s výjimkou uložení. Jinými slovy osobní údaje, jejichž zpracování je omezeno, si správce i nadále ponechává (tzn. nemůže je vymazat), ale není oprávněn takové osobní údaje, jakkoliv používat.
Právo požadovat po nás omezení zpracování Vašich osobních údajů máte v následujících případech:
Při uplatňování tohoto práva je nutné, abyste ve Vaší žádosti uvedli, na základě, jakého z výše uvedených případů požadujete omezení zpracování Vašich osobních údajů a také zpracování jakých přesně Vašich osobních údajů požadujete omezit. Vaše žádost by také měla být náležitě odůvodněna, jinak ji nelze vyhovět.
V případě, že Vaši žádost shledáme důvodnou, tak bez zbytečného odkladu omezíme zpracování Vámi požadovaných osobních údajů. Během trvání tohoto omezení jsme oprávněni tyto Vaše osobní údaje zpracovávat jen s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické osoby nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu Evropské unie.
Pokud odpadnou důvody pro omezení zpracování Vašich osobních údajů, tak Vás na to upozorníme a poté omezení zpracování zrušíme.
V případě, že nás v rámci uplatňování tohoto práva o to požádáte, budeme Vás informovat i o příjemcích Vašich osobních údajů, jimiž byly Vaše osobní údaje v minulosti zpřístupněny a kterým jsme oznámili Vámi požadované omezení zpracování Vašich osobních údajů.
Právo na přenositelnost údajů
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vámi uděleného souhlasu nebo na základě smlouvy uzavřené s Vámi, a toto zpracování provádíme automatizovaně (tzn. ne manuálně), máte právo po nás požadovat, abychom Vám předali (případně umožnili stáhnout) Vaše osobní údaje, které jste nám sám poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně i požadovat, abychom tyto osobní údaje poskytli přímo jinému správci.
Vašemu přání, abychom Vaše osobní údaje předali přímo jinému správci, vyhovíme pouze v případě, že to bude technicky možné.
Při uplatňování tohoto práva je nutné, abyste ve Vaší žádosti uvedli, k jakým Vašim osobním údajům se tato žádost vztahuje, a zda si přejete, abychom předali dané osobní údaje pouze Vám či přímo jinému správci a jakým způsobem bychom to měli učinit. Bez těchto informací nelze Vaší žádosti vyhovět.
Uplatňováním tohoto práva nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Pokud by toto hrozilo, musíme Vaši žádost odmítnout nebo jí nevyhovět zcela.
Právo vznést námitku
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo kdykoliv proti tomu vznést námitku a požadovat po nás, abychom dále Vaše osobní údaje takto nezpracovávali. Ve Vaší žádosti musí být jasně uvedeno, k jakým Vašim osobním údajům se námitka vztahuje a proti jakému zpracování je námitka vznášena. Vaše žádost by také měla být přiměřeně odůvodněna.
Po obdržení Vaší žádosti je naší povinností dále Vaše osobní údaje nezpracovávat, anebo Vám prokázat, že existují závažné oprávněné důvody pro toto zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo že je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoliv proti tomu vznést námitku a požadovat po nás, abychom dále Vaše osobní údaje takto nezpracovávali. Ve Vaší žádosti musí být jasně uvedeno, že se námitka vznáší proti zpracování pro účely přímého marketingu a k jakým Vašim osobním údajům se vztahuje.
Po obdržení Vaší žádosti je naší povinností dále Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu nezpracovávat.
Další práva
Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo s výjimkou případů, kdy by toto rozhodnutí
V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vámi uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů, máte právo kdykoliv tento souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu ale není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
V případě, že se budete domnívat, že zpracováním Vašich osobních údajů došlo k porušení Nařízení GDPR máte právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména ve státě Vašeho obvyklého bydliště, místa výkonu Vašeho zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení. Tímto dozorovým úřadem pro Českou republiku je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, IČ: 708 37 627, www.uoou.cz.
Věříme, že výše uvedené informace jsou pro Vás srozumitelné. Pokud ale přesto něčemu nebudete rozumět, nebo si něčím nebudete jisti, neváhejte se na nás obrátit s dotazem. Předejde se tím řadě nedorozumění.
ČESKÉ BUDĚJOVICE
LANNOVA TŘ. 89/47
PROVOZNÍ DOBA
PONDĚLÍ AŽ PÁTEK: 8:00 - 16:30
